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Manual de cumplimiento Programa de ética empresarial

GENERALIDADES

EXPOFARO S.A.S., tiene como objeto social principal producir y comercializar prendas de vestir y sus accesorios, en el mercado nacional e internacional.

Fue constituida mediante Escritura Pública No. 2577 del 10 de octubre de 1989 de la Notaria 17a. de Medellín, e inscrita en la Cámara de Comercio correspondiente el 14 de noviembre de 1989, en el libro 9, folio 1140, bajo el No. 9116.

El compromiso de EXPOFARO S.A.S. es ser una compañía eficiente para sus accionistas, establecer relaciones basadas en nuestros valores corporativos: responsabilidad; compromiso social; calidad humana; respeto y transparencia con sus empleados, clientes, consumidores, proveedores, accionistas, contratistas, el gobierno y entes regulatorios.

De conformidad a lo señalado en la Ley 1778 de 2016, la resolución 100-022657 y la circular 100-000003 de la Superintendencia de Sociedades,- el cumplimiento de los principios, valores y políticas consagrados en este manual de cumplimiento, el cual compila el programa de ética empresarial de EXPOFARO S.A.S., tiene como finalidad que EXPOFARO S.A.S. pueda llevar a cabo sus negocios de manera ética, transparente y honesta y esté en condiciones de identificar, detectar, prevenir y atenuar los riesgos relacionados con el soborno trasnacional y prácticas corruptas; además de contribuir a fortalecer la imagen institucional y el buen orden, la sana convivencia contribuyendo a la paz y armonía de todos, incluyendo el entorno familiar y social
COMPROMISO DE LA ASAMBLEA DE ACCIONISTAS
La asamblea de accionistas de EXPOFARO S.A.S. tiene como compromiso fundamental establecer políticas e instrucciones dirigidas a la prevención efectiva del soborno trasnacional y la corrupción en general por parte de los accionistas, altos directivos y empleados de EXPOFARO S.A.S. y de otras prácticas corruptas, siendo consideradas prácticas inaceptables.

COMPROMISO DE LA GERENCIA

La gerencia de la compañía tiene como compromisos fundamentales con el fin de evitar el soborno trasnacional y la corrupción en general por parte de los accionistas, altos directivos y empleados de EXPOFARO S.A.S., los siguientes:  Asumir un compromiso dirigido a la prevención del Soborno Transnacional así como de cualquier otra práctica corrupta, de forma tal que EXPOFARO S.A.S. pueda llevar a cabo sus negocios de manera ética, transparente y honesta.  Asegurar el suministro de los recursos económicos, humanos y tecnológicos que requiera el Oficial de Cumplimiento para el cumplimiento de su labor.  Ordenar las acciones pertinentes contra los accionistas, altos directivos y empleados que tengan funciones de dirección y administración en la EXPOFARO S.A.S., cuando cualquiera de los anteriores infrinja lo previsto en el presente Programa de Ética Empresarial.  Liderar una estrategia de comunicación adecuada para garantizar la divulgación eficaz de las Políticas de Cumplimiento y del Programa de Ética Empresarial en los empleados, accionistas, contratistas y la ciudadanía en general.  Divulgar tanto en el ámbito interno y externo de EXPOFARO S.A.S., el compromiso relacionado con la prevención del Soborno Transnacional y de cualquier otra práctica corrupta.  Poner en marcha mecanismos adecuados para comunicarle a los accionistas, altos directivos y empleados, de manera clara y simple, las consecuencias de infringir el Programa de Ética Empresarial de la EXPOFARO S.A.S.

PRINCIPIOS ÉTICOS DE EXPOFARO S.A.S.

EXPOFARO S.A.S. reconoce como principios éticos los siguientes:

1. ANTICORRUPCIÓN Y LAVADO DE ACTIVOS: En EXPOFARO S.A.S. nos comprometemos con el negocio justo y transparente, no sobornamos, no recibimos favores, no participamos en ningún tipo de mala práctica dentro y fuera de la empresa. No entregamos, ni aceptamos ningún tipo de pago, dineros, viajes, comisiones o cualquier otra forma de compensación para influir en una decisión de negocio. Nuestra empresa tiene un compromiso con las normas y políticas en contra del lavado de activos, y la corrupción y financiación del terrorismo.

2. CONFLICTO DE INTERESES: Actuaremos siempre en función del mejor interés para EXPOFARO S.A.S. esperando que todo nuestro personal labore en beneficio de la empresa y de todos los que la integramos, sin que nuestra toma de decisiones tenga un interés personal que afecte el buen desarrollo, productividad, eficacia y eficiencia en el cumplimiento de nuestras metas. Por lo tanto, los empleados deben evitar participar en actividades o administrar negocios contrarios a los intereses de la empresa, o que puedan perjudicar el cumplimiento de sus deberes y responsabilidades.

En el momento de presentarse alguna situación que pueda suponer un conflicto de interés para un empleado de EXPOFARO S.A.S., éste debe informar oportunamente por escrito a su jefe inmediato. Los empleados no deberán abusar de su condición para obtener beneficios relacionados con productos o servicios que presta la empresa, ni para obtener beneficios personales con proveedores, contratistas o clientes.

3. INFORMACIÓN Y CONFIDENCIALIDAD: Es responsabilidad de los empleados y altos directivos y accionistas de EXPOFARO S.A.S., proteger la información a la que tengan acceso, guardando en todo momento la confidencialidad en lo que tiene que ver con diseños, proyectos y estrategias de mercado. El correo electrónico dispuesto por la compañía no se podrá utilizar para fines diferentes del designado por la compañía.

4. CUMPLIMIENTO DE LAS LEYES Y NORMAS: EXPOFARO S.A.S. cumple con todas las leyes, normas y reglamentaciones gubernamentales que sean requeridas, sus relaciones con las autoridades gubernamentales, clientes y proveedores, están basadas en el respeto, buena fe y ética.

5. DERECHOS HUMANOS, DIGNIDAD PERSONAL Y PRIVACIDAD: En EXPOFARO S.A.S. protegemos y respetamos los derechos humanos. Para nuestra empresa todos los actos y acciones propios del desempeño del trabajo individual y colectivo deberán estar siempre acompañados del buen trato, respeto por las diferencias y una sana convivencia. No está permitido ni será aceptado ninguna forma de abuso o maltrato físico, psicológico, verbal o sexual, así como expresiones que se constituyan en acoso laboral, discriminación racial, de género, estado civil, clase social, religión, ideología política, ni cualquiera otra que vaya en detrimento de la persona humana.
EXPOFARO S.A.S. no implementará en ningún caso trabajo forzoso o involuntario, así como tampoco trabajo infantil.

En virtud de la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, en EXPOFARO S.A.S. protegemos los datos personales y sensibles a los que tenemos acceso de todos nuestros grupos de interés.

6. SOSTENIBILIDAD AMBIENTAL: Nuestra empresa está comprometida con el cuidado del Medio Ambiente, fijando como objetivo principal: Integrar la productividad, la competitividad y la calidad con la preservación Ambiental. Es una responsabilidad de la Gerencia de EXPOFARO S.A.S. alcanzar niveles de desarrollo en el cuidado del Medio Ambiente, estableciendo dentro del plan empresarial objetivos y metas específicas referidas a la preservación ambiental.

Permanentemente realizamos análisis de nuestros procesos, productos, materias primas e insumos, y el diseño de nuevas instalaciones, a fin de minimizar el impacto ambiental de los mismos.

Realizamos auditorías ambientales y acciones preventivas y correctivas que generen las no inconformidades o anomalías que se llegaren a detectar. 7. SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO: En EXPOFARO S.A.S. nos comprometemos a proteger la salud y seguridad de nuestros empleados, mediante la mejora continua del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo. Proporcionamos un ambiente de trabajo seguro y generamos una cultura que preserve la salud física y mental.

Nuestros programas estarán orientados al fomento de una cultura preventiva y del auto cuidado del trabajador, a la intervención en las condiciones de trabajo que puedan causar accidentes o enfermedades laborales, al control del ausentismo y a la preparación para emergencias.

Todos los empleados contratistas y partes interesadas de EXPOFARO S.A.S., tendrán la responsabilidad de cumplir con las normas y procedimientos de seguridad, con el fin de realizar un trabajo seguro y productivo.

APLICABILIDAD

Todos los accionistas, altos directivos y empleados de EXPOFARO S.A.S. son responsables de conocer, aplicar y cumplir el presente código. Los Jefes, directores y gerentes son los responsables de que sus colaboradores, tengan conocimiento del código tanto de su contenido y deberes.

POLÍTICA ANTI-SOBORNO Y ANTICORRUPCIÓN

PROPÓSITO
La presente política pretende establecer unos lineamientos que deberán aplicar todos nuestros empleados, accionistas, clientes, proveedores y contratistas, con el fin de minimizar el riesgo potencial de violar las leyes anti-soborno y anticorrupción, actuando de una manera ética y transparente en todas las relaciones de negocios.

ALCANCE

Esta política aplica a todo el personal de la Compañía, socios, clientes, proveedores, contratistas, subcontratistas, terceros relacionados con EXPOFARO S.A.S. y en general con todos aquellos con quienes directa o indirectamente se establezca alguna relación comercial, contractual o de cooperación.


GLOSARIO

Para los efectos de la presente política, se relacionan a continuación las definiciones establecidas por la normatividad vigente:  Altos Directivos: Son las personas naturales o jurídicas, designadas de acuerdo con los estatutos sociales o cualquier otra disposición interna de EXPOFARO S.A.S. y la ley colombiana, según sea el caso, para administrar y dirigir la compañía, trátese de miembros de cuerpos colegiados o de personas individualmente consideradas.
 Asociados: Son aquellas personas naturales o jurídicas que han realizado un aporte en dinero, en trabajo o en otros bienes apreciables en dinero a EXPOFARO S.A.S. a cambio de acciones.
 Auditoría de Cumplimiento: Es la revisión sistemática, crítica y periódica respecto de la debida ejecución del Programa de Ética Empresarial.
 Contratista: Se refiere, en el contexto de un negocio o transacción internacional, a cualquier tercero que preste servicios a EXPOFARO S.A.S. o que tenga con ésta una relación jurídica contractual de cualquier naturaleza. Los Contratistas pueden incluir, entre otros, a proveedores, intermediarios, agentes, distribuidores, asesores, consultores y a personas que sean parte en contratos de colaboración o de riesgo compartido con la compañía.

 Debida Diligencia: Alude a la revisión periódica que ha de hacerse sobre los aspectos legales, contables y financieros relacionados con un negocio o transacción internacional, cuyo propósito es el de identificar y evaluar los riesgos de Soborno Transnacional que pueden afectar a EXPOFARO S.A.S., sus Sociedades Subordinadas y a los Contratistas.

En ningún caso, el término Debida Diligencia definido, se referirá a los procedimientos de debida diligencia que se utilizan en otros sistemas de gestión de riesgos (por ejemplo, lavado de activos y financiamiento del terrorismo), cuya realización se rige por normas diferentes.

 Empleado: Es el individuo que se obliga a prestar un servicio personal bajo subordinación a EXPOFARO S.A.S. o a cualquiera de sus Sociedades Subordinadas, a cambio de una remuneración.
 Ley 1778 o Ley Anti-Soborno: Es la Ley 1778 de febrero 2 de 2016.
 Manual de Cumplimiento: Es el documento que recoge el Programa de Ética Empresarial de EXPOFARO S.A.S.
 OCDE: Es la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos.
 Oficial de Cumplimiento: Es la persona natural designada por los Altos Directivos para liderar y administrar el Sistema de Gestión de Riesgos de Soborno Transnacional. El mismo individuo podrá, si así lo deciden los órganos competentes de EXPOFARO S.A.S., asumir funciones en relación con otros sistemas de gestión de riesgo, tales como los relacionados con el lavado de activos y el financiamiento del terrorismo, la protección de datos personales y la prevención de infracciones al régimen de competencia.

 Políticas de Cumplimiento: Son las políticas generales que adoptan los Altos Directivos de EXPOFARO S.A.S. para que pueda llevar a cabo sus negocios de manera ética, transparente y honesta y esté en condiciones de identificar, detectar, prevenir y atenuar los riesgos relacionados con el Soborno Transnacional y otras prácticas corruptas.
 Principios: Son los principios enunciados en el numeral IV de esta Guía, que tienen como finalidad la puesta en marcha de los Sistemas de Gestión de Riesgos de Soborno Transnacional.
 Programa de Ética Empresarial: Son los procedimientos específicos a cargo de¡ Oficial de Cumplimiento, encaminados a poner en funcionamiento las Políticas de Cumplimiento, con el fin de identificar, detectar, prevenir, gestionar y mitigar los riesgos de Soborno Transnacional, así como otros que se relacionen con cualquier acto de corrupción que pueda afectar a EXPOFARO S.A.S.
 Servidor Público Extranjero: Tiene el alcance previsto en el Parágrafo Primero del artículo segundo de la Ley 1778.
 Sistema de Gestión de Riesgos de Soborno Transnacional: Es el sistema orientado a la correcta articulación de las Políticas de Cumplimiento con el Programa de Ética Empresarial y su adecuada puesta en marcha en EXPOFARO S.A.S.
 Soborno Transnacional: Es el acto el acto en virtud del cual, EXPOFARO S.A.S., por medio de sus Empleados, administradores, Asociados, Contratistas o Sociedades Subordinadas, podría dar, ofrece o promete a un servidor público extranjero, de manera directa o indirecta: (i) sumas de dinero, (u) objetos de valor pecuniario o (iii) cualquier beneficio o utilidad a cambio de que dicho servidor público realice, omita o retarde cualquier acto relacionado con sus funciones y en relación con un negocio o transacción internacional.
 Sociedad Subordinada: Tiene el alcance previsto en el artículo 260 del Código de Comercio.
 Sociedad Vigilada: Tiene el alcance previsto en el artículo 84 de la Ley 222 de 1995.

EVALUACIÓN DEL RIESGO DE SOBORNO TRASNACIONAL

Se identificarán y evaluarán los riesgos por medio de diagnósticos independientes, tales como procedimientos periódicos de Debida Diligencia y de Auditoria de Cumplimiento, que deberán adelantarse con recursos económicos y humanos que sean suficientes para cumplir el objetivo de una correcta evaluación Se adoptarán medidas apropiadas para atenuar los riesgos, una vez que éstos hayan sido identificados y detectados.

Dejar por escrito, independientemente del mecanismo elegido, los resultados de la evaluación de los riesgos, los cuales servirán de fundamento para que los Altos Directivos de EXPOFARO S.A.S. determinen la modificación de las Políticas de Cumplimiento y del Programa de Ética Empresarial, cuando las circunstancias así lo requieran.

POLÍTICAS ANTI SOBORNO TRASNACIONAL Y LA ANTICORRUPCIÓN EN GENERAL Nuestra compañía tiene como compromiso fundamental establecer políticas e instrucciones dirigidas a la prevención efectivo del soborno trasnacional y de otras prácticas corruptivas, incluye divulgación, sensibilización y apoyo económico.

1. Todo nuestro equipo humano, se abstiene de participar en cualquier forma de Fraude, Soborno, o práctica de Corrupción, directa o indirectamente. Promueve y establece dentro de toda la organización, una cultura institucional antifraude, anti soborno y anticorrupción.

2. Nos comprometemos con el negocio justo y transparente, no sobornamos, no recibimos favores, no participamos en ningún tipo de mala práctica dentro y fuera de la empresa.

3. No entregamos, ni recibimos, ningún tipo de pago, dineros, viajes, comisiones o cualquier otra forma de compensación para favorecer, influir en una decisión de negocio.

4. Nuestra empresa tiene un compromiso con las normas y políticas en contra del lavado de activos, y la corrupción y financiación del terrorismo.

5. Cualquier solicitud de donación debe hacerse por escrito y debe describir suficientemente el propósito caritativo de la donación, cualquier razón comercial para la donación y todos los detalles sobre el destinatario.

6. Ningun directivo y empleado de la compañía podrá recibir dadivas en actividades de entretenimiento alimentación hospedaje y viaje, con el fin de favorecer una negociación

7. La compañía conserva todos los documentos relacionados con los negocios nacionales e internacionales.

8. Prioriza las actividades de prevención de Fraude, Soborno y Corrupción, sin disminuir los esfuerzos encaminados a la detección y corrección de situaciones relacionados con los mismos flagelos.

9. Evalúa los indicios de presuntos actos de Fraude, Soborno o Corrupción, bajo los principios de confidencialidad, integridad, transparencia, objetividad, independencia y autonomía de los responsables de las evaluaciones.

10. Gestiona de forma oportuna todas las denuncias de actos relacionados con Fraude, Soborno o Corrupción, independientemente de su cuantía o del personal involucrado, garantizando confidencialidad, objetividad, respeto y transparencia.

Ningún funcionario sufrirá consecuencias negativas por prevenir, rechazar o denunciar un acto de esta naturaleza.

11. No mantiene vínculos con Empleados, Administradores, Directores, Proveedores o Terceros Asociados que hayan sido condenadas por actividades delictivas relacionadas con Fraude, Soborno o Corrupción.

12. Cuenta con directrices y metodologías para segmentar, identificar, medir, controlar y monitorear los factores de riesgo de Fraude, Soborno y Corrupción y los riesgos asociados de la compañía.

13. Cuenta con un procedimiento adecuado para la vinculación de su personal y contratistas.

14. La compañía cuenta con un comité de código de ética cuya finalidad es velar por el cumplimiento de estas políticas.

15. Se realizarán auditorias de cumplimiento anticorrupción para evidenciar las buenas prácticas, o las inconsistencias que se puedan presentar, y así poder realizar un plan de acción.

16. La información a todos nuestros empleados y contratistas sobre el programa de anticorrupción es fundamental para que se conviertan en multiplicadores al interior de sus áreas o por fuera de la empresa.

17. El incumplimiento de cualquier disposición de esta política u otra política relacionada de la compañía es una violación grave, y puede resultar en acción disciplinaria, hasta e incluyendo la terminación, así como cargos civiles o criminales.

RESPONSABLES DEL CONTROL Y APROBACIÓN

COMITÉ DE ÉTICA: Es el encargado de evaluar, conciliar, definir y dar cumplimiento a todo lo relacionado con el manual de cumplimiento. El comité de ética está conformado por:

Presidencia – JUAN DAVID RODRIGUEZ MONTOYA Contraloría– RUBI GIRALDO ORTIZ Gestión Humana – GLORIA MERY DE FÁTIMA ORREGO GOMEZ Secretaría General – ANDRES FELIPE OSORIO GALLEGO Esta política se actualizará cada vez que el comité lo requiera y debe ser aprobada por la asamblea de accionistas. OFICIAL DE CUMPLIMIENTO: Liderará y administrará el Sistema de Gestión de Riesgos de Soborno Transnacional. El oficial de cumplimiento será: Contraloría– RUBI GIRALDO ORTIZ ENTRADA EN VIGENCIA Y MODIFICACIÓN

El presente Manual de cumplimiento, el cual está conformado por nuestro código de ética Empresarial y nuestras Políticas anti soborno y anti-corrupción iniciará su vigencia desde la fecha de su expedición y tendrá validez mientras EXPOFARO S.A.S. ejerza su objeto social en Colombia, o hasta que la ley disponga asunto en contrario o diferente. EXPOFARO S.A.S. se reserva el derecho de modificar el presente código de ética con el fin de adaptarlas a nuevos requerimientos de tipo legal, jurisprudencial, técnico, y en general, cuando sea necesario para prestar un mejor servicio.